Bạn luôn cảm thấy doanh nghiệp của mình cần có một bộ hồ sơ năng lực đủ khả năng truyền tải cũng như biết biến những điểm mạnh của chính mình lên trang giấy để thu hút khách hàng, đối tác, các nguồn đầu tư. Vậy làm sao để bạn có được cuốn hồ sơ năng lực như vậy?
Ở bài viết này chúng tôi bằng kinh nghiệm tư vấn cho rất nhiều doanh nghiệp, biên tập và thiết kế rất nhiều hồ sơ năng lực công ty sẽ giúp doanh nghiệp phần nào quản lý và định hướng thiết kế cho chính mình bằng 5 bước sau:
1. Hồ sơ năng lực là gì?
Hồ sơ năng lực là một tài liệu quan trọng để doanh nghiệp thông qua nó giới thiệu với khách hàng và đối tác về năng lực của mình trong lĩnh vực hoạt động hiện tại. Năng lực đó chính là những tiềm năng doanh nghiệp đang có, những tiềm năng doanh nghiệp sở hữu mà những doanh nghiệp cùng ngành không có, kinh nghiệm, sản phẩm…Đôi khi chính khách hàng cũng là một trong những hình ảnh sẽ chứng minh năng lực của doanh nghiệp, bạn đừng bỏ qua điều đó nhé.
Hồ sơ năng lực khác hoàn toàn với một cuốn catalogue hay brochure, có rất nhiều doanh nghiệp khi đưa ra yêu cầu về cuốn profile đã biến nó thành một cuốn catalogue hay brochure, điều đó khiến cuốn hồ sơ năng lực hoàn toàn mất đi tính chuyên nghiệp cần có. Catalogue là muột cuốn sách giới thiệu chi tiết về một hoặc nhiều sản phẩm dịch vụ nào đó của doanh nghiệp, nó hoàn toàn đề cập rất ít đến doanh nghiệp, nói chính xác hơn nó là hồ sơ năng lực dành cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp mà thôi. Còn Brochure là tài liệu quảng cáo cho một chiến dịch Marketing nào đó, vậy nên phạm vi sử dụng của nó rất hẹp, nó sẽ phụ thuộc vào chiếc dịch marketing ấy, đối tượng khách hàng, và dòng sản phẩm (dịch vụ) được đầu tư cho chiến dịch ấy.
2. Hồ sơ năng lực dự thầu khác gì với một cuốn hồ sơ năng lực công ty?
Hồ sơ năng lực dự thầu sẽ bao gồm tất cả nội dung của một cuốn hồ sơ năng lực thông thường kết hợp với tài liệu liên quan có dấu của cơ quan chức năng (nếu cần thiết), thư xin dự thầu, … của doanh nghiệp ấy với dự án muốn tham gia.
Còn hồ sơ năng lực công ty sẽ là sản phẩm để doanh nghiệp mang theo khi muốn giới thiệu với khách hàng, đối tác, được kết hợp kèm theo khi doanh nghiệp muốn tham dự thầu. Hồ sơ năng lực yêu cầu tính thống nhất giữa nội dung, thiết kế và màu sắc thương hiệu, một cuốn hồ sơ năng lực hoàn hảo chính là bản CV chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
3. Hồ sơ năng lực cần được biên tập nội dung như thế nào?
Nội dung cuốn hồ sơ năng lực sẽ phụ thuộc vào ngành nghề của doanh nghiệp bạn. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thời trang, nội dung Profile của bạn không thể được viết như một cuốn profile của doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. Sự sai lệch về cách triển khai nội dung Profile sẽ là điểm trừ rất nặng cho tính chuyên nghiệp. Tại Rubee chúng tôi chia hồ sơ năng lực ra thành 3 lĩnh vực:
· Hồ sơ năng lực công ty xây dựng
· Hồ sơ năng lực công ty thương mại và dịch vụ
· Hồ sơ năng lực công ty sản xuất
Bạn cần biết đâu là điểm mạnh của mình và đâu là điểm yếu, cần thể hiện điểm mạnh ấy như một điểm nhấn, như một hình ảnh mà bạn muốn xây dựng trong lòng khách hàng. Cuốn hồ sơ năng lực sẽ thay bạn nói về doanh nghiệp của mình, đừng nói như một người đọc diễn văn đều đều, cũng đừng nói như một người nói rất nhiều vấn đề nhưng lại không biết điều gì thực sự làm cho mình nổi bật. Hãy viết một cuốn profile súc tích, ngắn gọn nhưng đủ ý, biết cách nói vấn đề của mình để gây ấn tượng với người xem.
Nội dung hồ sơ năng lực ngoài truyền đạt thông tin còn mang ý nghĩa như bản định hướng để thiết kế xây dựng ý tưởng. Đừng làm thiết kế mất đi cảm hứng vốn có khi phải thiết kế trên một nền nội dung nhiều sai sót nhé.
4. Làm sao để thiết kế hồ sơ năng lực đẹp phù hợp với doanh nghiệp?
Trước hết, doanh nghiệp cần biết màu nhận diện của doanh nghiệp mình là gì, màu sắc nhận diện sẽ được định hình thông qua màu sắc logo hoặc sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Màu sắc ấy sẽ được định hướng trở thành màu chủ đạo của cuốn hồ sơ năng lực. Vậy nên Thiết kế logo chính là bước quan trọng để doanh nghiệp tìm và chọn được màu nhận diện của mình, một logo đẹp sẽ giúp doanh nghiệp có bộ nhận diện thương hiệu đẹp mắt, và logo nằm trong quỹ đạo ấy.
Thiết kế thông qua nội dung và logo sẽ tạo ra các kí hiệu nhận diện thương hiệu, cũng như màu nhận diện và bố cục tổng thể đồng nhất cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, một cuốn hồ sơ năng lực dù thiết kế giỏi đến đâu cũng cần những file ảnh về doanh nghiệp hoặc sản phẩm, dịch vụ được chụp chuyên nghiệp, chất lượng cao, nhằm đảm bảo những khuôn hình đẹp cho cuốn hồ sơ năng lực có thiết kế bắt mắt hơn.
5. Có cần không một hồ sơ năng lực tiếng Anh?
Câu trả lời là có, bởi nội dung tiếng Anh trong cuốn hồ sơ năng lực giúp doanh nghiệp thể hiện sự lớn mạnh, tính chuyên nghiệp cũng như mong muốn phát triển của mình.
Nội dung tiếng Anh của cuốn hồ sơ năng lực còn giúp doanh nghiệp mở rộng nhóm khách hàng của mình, cũng như thể hiện tầm vóc doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động.
Tiếng Anh là Quốc tế ngữ, hãy sử dụng nó đúng tầm quan trọng.
